Arsip Itu Bukan Sampah


Di banyak perkantoran pemerintah, lika-liku kearsipan terkadang menjadi masalah yang membuat pimpinan “puyeng tujuh keliling”. Tumpukan kertas yang menggunung di sudut ruangan seakan sulit dibedakan antara dokumen penting atau kertas sampah biasa.  Lebih konyol lagi    arsip terkadang  dinilai sebagai materi biasa yang tidak memiliki nilai ekonomis, nilai hukum, nilai kesejarahan dan nilai dokumentatif padahal dalam peradaban masa kini arsip adalah alat bantu penting dalam menopang manajemen moderen.

Apapun bentuknya, arsip dalam bentuk dokumentasi tulisan, foto, filem, suara dan data grafis  pada saat-saat dibutuhkan akan berperan menjadi senjata pamungkas dalam menyingkap fakta kebenaran, karena apapun alasannya sebuah kebenaran tanpa didukung fakta akan berakhir ditempat sampah.

Arsip juga terkadang mampu menjadi senjata “melawan lupa” bagi sebuah bangsa dan umat manusia atau sebuah institusi birokrasi sekalipun. Kekejaman tentara Nazi terhadap bangsa Yahudi yang kemudian terdokumentasikan dengan nama “Holocaust” masih akrab dalam ingatan masyarakat internasional  seakan sebuah peristiwa yang terjadi baru kemarin, padahal rangkaian peristiwanya terjadi antara tahun 1920 hingga 1948 disaat terjadi Perang Dunia I dan Perang Dunia II.

Pengelolaan arsip butuh manusia teliti, peduli dan tentu saja cerdas seperti  yang dicontohkan   pengelola arsip tentang “Holocaust”    berasal dari Pusat Dokumentasi Film Yahudi Steven Spielberg   di Yerusalem. 

Disitu terdapat  18 ribu judul film yang terdiri dari 4500 rol film dan 9000 video,  53 ribu rekaman testimoni yang berasal dari 62 negara dalam 39 bahasa yang seluruhnya masih terawatt baik serta menjadi rujukan dunia.  Untuk mengelola arsip film ternyata hanya   dilakukan oleh tiga orang yang bekerja  mulai mengumpulkan dokumentasi, merekam dan merawat video atau film terkait Holocaust.

Lalu bagaimana dunia ke arsipan di Indonesia atau setidaknya dilingkungan institusi kita dalam mengurai kekusutan itu. Jawaban dan solusinya perlu ditempuh melalui sebuah gerakan nasional dengan menggunakan jasa IT.  Penetrasi digital   menuntut para pemangku kepentingan kearsipan   untuk terus bertransformas,i termasuk  dalam hal pengarsipan dokumen.  Atau dengan kata lain, tuntutan   digitalisasi mutlak dilakukan  dalam pengelolaan dokumen guna memudahkan penelusuran aktivitas sebuah institusi.

Ketersediaan   arsip  yang valid dan mudah diakses merupakan wujud nyata dari transparansi dan akuntabilitas sebuah institusi birokrasi,  karena itu  semua hal  yang berkaitan dengan pengelolaan perkantoran, pelayanan publik, dan kegiatan lainnya itu harus diarsipkan secara digital.  

Belakangan ini sudah terbentuk opini publik, tentang penilaian  bahwa pengarsipan yang baik adalah salah satu wujud nyata dari penyelenggaraan birokrasi dan pemerintahan yang baik (good Governance).

Pengarsipan yang baik memiliki peran strategis sebagai   salah satu bentuk upaya untuk mendeteksi atau mencegah terjadinya korupsi.  Peran strategis tersebut dilihat dari sisi status arsip yang rentan dalam hal keamanan sehingga mudah dimanipulasi terutama dikaitkan peran arsip sebagai alat bukti yang kuat di depan peradilan karena itu salah satu tantangan dalam pengelolaan arsip secara digital adalah bagaimana menjaga dan mendeteksi keaslian dan keutuhan arsip elektronik. Selain itu  tantangan dalam pengarsipan dokumentasi  secara digital juga terkait dengan pola pikir manusia dan kesadarannya akan pengarsipan yang lengkap.

Menyingkap masalah pola piker,  bagaimana posisi arsip  tidak hanya dipandang sebagai dokumen yang sudah dilaksanakan terus  dibiarkan begitu saja tapi ini harus di tata usahakan, secara efisien dan efektif sehingga ketika diperlukan mudah dilacak keberadaannya.

Tantangan lain  yang tidak kalah pentingnya adalah bagaiman arsip digital  benar-benar mampu mengantisipasi terhadap ancaman  kejahatan siber. Karena itu, diperlukan kerja sama dengan setiap kelembagaan atau instansi yang berwenang khususnya Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) yang memiliki tugas dan fungsi strategis terkait menangkal ancaman siber.

 

 

Tags

arsip