Ibu Kota Negara (IKN) baru Indonesia sedang dipersiapkan. Seluruh Kementerian/Lembaga dan instansi pemerintahan pusat diproyeksikan akan dipindahkan secara bertahap mulai 2024 hingga 2029. Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) dan unit utama di bawahnya termasuk Inspektorat Jenderal (Itjen), adalah salah satu kementerian yang akan dipindahkan. Menindaklanjuti rencana pemindahan ini, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah mulai menyerukan kepada instansi-instansi binaannya untuk bersiap.

Itjen Kemendikbudristek, sebagai Aparat Pengawas Internal Pemerintah, memproduksi arsip yang sangat banyak setiap bulannya, bahkan setiap harinya. Sumbangan arsip terbanyak didapat dari Laporan Hasil Pemeriksaan/Audit/Reviu/Fasilitasi serta kegiatan pengawasan lainnya. Dengan jam terbang auditor yang terbilang tinggi, satuan kerja di bawah Kemendikbudristek yang sangat banyak, sehingga banyak pula objek pemeriksaan dan tugas yang dilakukan pertahun. Dalam sebulan, tak kurang dari 30 laporan yang tercipta dari masing-masing unit pengolah (setingkat eselon II). Arsip laporan yang terbilang tebal membutuhkan ruang penyimpanan yang banyak. Tidak hanya harus memikirkan tempat untuk laporan tersebut, unit pengolah arsip juga harus memikirkan tempat untuk arsip penunjang pengawasan, seperti arsip keuangan untuk pembiayaan pemeriksaan, yang terdiri dari kwitansi, SPPD, dan bukti dukung pembayaran lainnya. Praktis, setiap ruangan penyimpanan arsip aktif (central file) di masing-masing unit pengolah akan penuh dalam waktu yang terbilang singkat.

Permasalahannya, dengan rencana pemindahan ke IKN, apa yang akan terjadi bila metode penyimpanan masih seperti yang berjalan sekarang ini? Bisa dibayangkan, berapa banyak arsip yang harus dibawa ke IKN, berton-ton arsip akan dibawa dengan kargo, yang akan menghabiskan banyak biaya. Belum lagi kantor baru di IKN nanti harus menyiapkan space besar untuk ruang penyimpanan arsip.

Menyikapi hal itu, Itjen Kemendikbudristek mulai berbenah. Mengikuti imbauan dari ANRI, Itjen akan mulai melakukan digitalisasi atas semua dokumen yang ia ciptakan, sehingga pada saat pindah ke IKN nanti, Itjen bisa melakukan efisiensi dengan hanya membawa softcopy dari arsip digitalnya saja, tanpa membawa arsip fisik yang pastinya akan memakan banyak tempat dan menghabiskan banyak biaya untuk pemindahannya.

Untuk digitalisasi arsip, sebelumnya Itjen lebih berfokus melakukan alih media hanya pada arsip yang teridentifikasi sebagai arsip permanen, dan sudah lewat masa retensinya. Hal tersebut dilakukan karena sebelumnya tidak ada urgensi untuk melakukan pemindaian pada arsip lain.

Namun, dengan adanya rencana perpindahan ini, Itjen mau tak mau harus bertransformasi ke pengelolaan arsip digital, yang dimulai dari menciptakan arsip secara digital dan melakukan alih media pada arsip yang tidak diciptakan secara digital. Untuk penciptaan arsip secara digital, Itjen menggunakan aplikasi Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE), yang memungkinkan surat ditandatangani secara elektronik, dikirim, dan disimpan dalam aplikasi, sehingga tidak membutuhkan ruang penyimpanan untuk arsip fisik.

Permasalahan lain, tidak semua arsip bisa diciptakan secara elektronik. Arsip keuangan misalnya, untuk bukti bahwa peserta kegiatan atau perjalanan dinas telah menerima uang yang dibayarkan bendahara, masih dibutuhkan kwitansi. Atau untuk laporan kegiatan, tidak ada aplikasi untuk dapat membubuhkan tanda tangan elektronik di laporan, karena aplikasi SINDE hanya untuk naskah dinas berupa surat.

Untuk arsip yang tidak bisa diciptakan secara elektronik, semua akan dilakukan proses alih media, yaitu melakukan pemindaian (scanning) atas arsip. Alurnya, semua surat dan dokumen dalam satu rangkaian disatukan sehingga menjadi arsip yang memberkas. Kemudian, berkas tadi dipindai. Proses berikutnya adalah penyimpanan. Arsip yang telah dialihmedia harus disimpan sesuai dengan kaidah pengarsipan. Caranya yaitu mirip dengan penyimpanan arsip sebagai fisik, namun lemari dan raknya berbentuk folder penyimpanan di komputer/disk/cloud storage.

Untuk penyimpanan arsip yang telah dialih media, yang pertama kali dilakukan adalah menentukan kode klasifikasi arsip, mulai dari kode primer, sekunder, dan tersier. Kemudian, berkas arsip yang telah disatukan dan dilakukan alih media diberikan judul dan nomor. Berkas yang sudah dijuduli itu kemudian dimasukkan folder sesuai kodenya, kemudian kumpulan kode primer dari arsip tersebut disatukan dalam sebuah folder lagi, kemudian folder dari kode primer tersebut disatukan lagi dalam folder kumpulan arsip dari unit pengolah.

Itjen menyadari, waktu yang dibutuhkan untuk digitalisasi arsip ini pasti akan lama. Namun, dengan mencicil satu demi satu arsip yang sudah tercipta sebelumnya, dan langsung melakukan alihmedia untuk arsip yang baru memberkas, hal tersebut tentunya tidak menjadi mustahil. Dengan digitalisasi arsip yang sudah berjalan, Itjen akan siap bila sewaktu-waktu diminta untuk hijrah ke ibukota baru negara ini.