Proses persuratan merupakan hal yang sangat vital bagi sebuah instansi, utamanya instansi pemerintahan. Persuratan yang terdiri dari pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan penyampaian disposisi merupakan sarana komunikasi secara resmi di internal instansi pemerintahan yang bertujuan untuk menyampaikan informasi kegiatan administratif secara berkala. Tanpa ada surat atau disposisi resmi, tidak ada dasar atas sahnya sebuah perintah atau informasi.

Begitupun dengan pengelolaan keuangan, semua proses pengeluaran pembiayaan di lingkungan pemerintah harus berdasarkan surat ataupun disposisi tertulis. Surat ataupun disposisi juga menjadi bahan yang harus tersedia bila audit atau pemeriksaan diselenggarakan. Karena itu posisi persuratan di lingkungan Inspektorat Jenderal (Itjen) Kemendikbudristek selaku instansi pemerintah, apalagi instansi yang berperan sebagai Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP) adalah sangat penting dan tidak bisa dipandang sebelah mata.

APIP selain berfungsi sebagai pengawas, juga sebagai pembina dari satker-satker di lingkungan Kementerian. Sebagai pembina, sudah selayaknya Itjen sebagai APIP menunjukkan contoh yang baik di setiap bidang, terutama di persuratan yang menjadi dasar dari dilakukannya setiap kegiatan.

Posisi pembina persuratan di lingkungan Itjen Kemendikbudristek diampu oleh bidang Rumah Tangga yang berada di bagian Tata Usaha Sekretariat. Sebagai pembina, bidang Rumah Tangga yang menjadi admin utama dari Itjen, menjadi regulator di lingkup Itjen, kemudian melakukan transfer ilmu kepada operator-operator surat di level unit pengolah (eselon II), dan mengatasi berbagai permasalahan yang terjadi. Sebagai pembina, sudah semestinya staf di lingkungan bidang Rumah Tangga menguasai seluk-beluk persuratan, serta aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan persuratan.

Di lingkungan Kemendikbudristek sendiri telah menggunakan aplikasi elektronik untuk mengelola persuratan bernama Sistem Naskah Dinas Internal (SINDE). Selayaknya aplikasi, harus ada pihak yang bertindak sebagai admin utama dan juga operator. Keberadaan staf bidang rumah tangga, selain sebagai admin dan operator surat keluar, juga memegang peranan penting sebagai operator surat masuk yang secara ekslusif hanya dilakukan bidang Rumah Tangga. Operator surat masuk tidak hanya bertugas mengalihmediakan dan memasukkan surat yang masuk ke lingkungan Itjen, namun juga sebagai gerbang pertama penerima segala bentuk informasi dari lingkungan luar. Karena itu kecermatan dan ketelitian dibutuhkan untuk dapat memilah mana informasi yang penting, rahasia, atau tidak diperlukan bagi instansi.

Posisi operator menjadi sangat vital karena banyaknya informasi rahasia dan sangat penting yang terkait dengan pemeriksaan/pengawasan masuk ke dalam Itjen. Posisi ini haruslah dipegang oleh orang yang tidak hanya cermat dan cekatan, namun juga amanah, untuk dapat memastikan keamanan dan kerahasiaan surat itu, dan juga bijak untuk dapat memutuskan posisi sebuah surat apakah didahulukan ke pimpinan atau diproses sebagaimana biasanya.

Karena berbagai alasan tersebut, sudah selayaknya operator surat masuk yang dipilih adalah staf yang kompeten, berpengalaman, dan juga memiliki integritas tinggi. Agar keamanan, kerahasiaan, dan nilai pentingnya sebuah surat dapat terjaga di lingkungan instansi yang memiliki tugas utama Pengawasan Internal.