Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komp) [1]. Arsip merupakan satu hal yang sangat krusial dalam pelaksanaan tugas instansi pemerintah, terutama bagi instansi Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP). Dalam lingkup Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek), Inspektorat Utama (Itjen) bertindak sebagai APIP dengan tugas yang meliputi audit, reviu, fasilitasi dan pemantauan terhadap satuan kerja dan unit di bawah kementerian.
APIP dalam melaksanakan kegiatan pengawasan memerlukan bukti penting, seperti kwitansi, SPPD (dipanjangin), Surat Tugas, Undangan dll yang kesemua itu merupakan arsip dari satuan kerja yang diaudit. Bila arsip suatu kegiatan atau program yang akan diaudit dinyatakan tidak ada, maka bisa dipastikan kegiatan atau program tersebut dinyatakan berstatus fiktif. Sedemikian pentingnya arsip dalam proses pemeriksaan, sehingga baik satuan kerja maupun APIP harus menjaganya dengan sebaik mungkin.
Sebagai unit yang juga melakukan pembinaan terhadap satuan kerja di bawah Kemendikbudristek, Itjen haruslah memberikan contoh dan harus menjadi terbaik. Alasannya, Itjen sebagai pihak yang mengaudit satuan kerja dan meminta mereka tertib sevara administrasi untuk penyediaan dokumen yang dibutuhkan saat audit, utamanya tertib arsip. Apa yang terjadi bila Itjen sendiri tidak atau kurang mengelola arsipnya dengan baik. Tentulah itu menjadi hal yang sedikit banyak mengurangi kewibawaan Itjen maupun respek satuan/unit kerja yang diaudit kepadanya.
Pengelolaan arsip juga menjadi sangat vital karena banyaknya informasi rahasia dan sangat penting yang terkait dengan pemeriksaan/pengawasan masuk ke dalam Itjen. Informasi tersebutlah yang banyak menjadi arsip di Itjen, bahkan tidak sedikit di antaranya menjadi arsip permanen. Arsip permanen adalah jenis arsip yang memiliki nilai dan arti penting yang wajib untuk diselamatkan dan dilestarikan, karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara [2].
Selain itu, Itjen dengan kondisinya sebagai APIP tentu banyak memproduksi dokumen penting berupa Laporan Hasil Pengawasan, Laporan Tindak Lanjut pengawasan, laporan atau rekomendasi dalam reviu dan hal lain yang terkait pengawasan, pengembangan, dan pencapaian tujuan dari satuan kerja yang ia bina. Posisi arsip tersebut adalah sangat penting karena menyangkut rekomendasi yang dapat memperbaiki tata kelola satuan kerja yang diperiksa, ataupun menjadi bahan evaluasi yang dapat memperbaiki organisasi di masa depan. Dengan arsip laporan hasil audit berbasis risiko, satuan kerja juga mendapatkan informasi penting mengenai pemetaan risiko sehingga dapat memitigasinya bila risiko itu datang. Bila informasi dalam arsip itu hilang, maka bukan hanya Itjen yang terpengaruh, namun juga satuan kerja yang menjadi objek pemeriksaan.
Hilangnya dokumen yang dibutuhkan dalam sebuah kasus hukum juga dapat menghambat penyelesaian kasus tersebut. Arsip yang memiliki sengketa hukum pun tidak bisa dimusnahkan begitu saja, karena tidak sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, beserta aturan turunannya di lingkungan Kemendikbudristek, berupa Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 dan Surat Edaran (SE) Sekretaris Jenderal Kemendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022.
Dengan segala penjabaran pentingnya pengelolaan arsip di Itjen, sudah semestinya Itjen selaku memberi perhatian ekstra pada pengelolaan arsip. Itjen harus memastikan, pengelolaan arsip sudah memadai untuk mendukung kinerjanya dan dalam melaksanakan aktivitas inti bisnisnya, yaitu pengawasan.

[1] Kamus Besar Berbahasa Indonesia (KBBI)

[2] Peraturan Kepala ANRI Nomor 30 Tahun 2011